Optimiser la gestion des inventaires avec Point de Vente

L’assistance, un atout majeur pour les commerçants

Dans le monde du commerce, le point de vente est le cœur du réacteur, l’élément vital de la réussite. Il permet de fidéliser les clients, de valoriser les produits et de générer du chiffre d’affaires. Mais il peut aussi être source de cauchemar, de panique et de perte de temps, lorsque des problèmes techniques ou opérationnels surviennent. Comment faire face à ces situations critiques, qui peuvent entraîner une cascade de conséquences négatives sur la réputation du magasin, la satisfaction des clients et le moral du personnel ? Comment trouver le temps de se former et de faire des opérations de maintenance, quand on est déjà débordé par son activité ? La réponse se trouve souvent dans l’assistance, un service essentiel qui accompagne les commerçants au quotidien. Zoom sur l’offre d’assistance de PROGMAG, un éditeur de logiciels de gestion de caisse et de magasins qui se distingue par sa fiabilité, son expertise et sa réactivité. L’assistance, ça rime avec assurance. Tant qu’on n’en a pas besoin , jamais on n’y pense. (oui, ça rime encore, vive la France!) Voici un petit florilège de cas concrets traités et de problèmes résolus par l’assistance PROGMAG ces dernières semaines.

Les inventaires : une obligation légale à ne pas négliger !

Si vous êtes commerçant, par définition, vous gérez un stock de marchandises. Vous réalisez régulièrement des inventaires pour connaître la valeur de ce stock et établir vos comptes annuels. C’est, avant tout, d’une importance cruciale pour bien faire marche votre affaire. Quant à l’obligation légale des inventaires, savez-vous qu’elle répond aussi à des règles précises ? Dans cet article, nous vous expliquons comment Point de Vente vous facilite la tâche des inventaires, quelle que soit la méthode que vous utilisez.

La loi est claire : tout commerçant doit enregistrer comptablement les mouvements affectant le patrimoine de son entreprise, dans l’ordre chronologique. Il doit aussi contrôler par inventaire, au moins une fois par an, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

L’inventaire consiste donc à recenser et à évaluer les biens appartenant à l’entreprise, notamment les stocks de marchandises. Il permet de vérifier la cohérence entre les données comptables et la réalité physique, et de calculer la variation des stocks entre le début et la fin de la période. Celle-ci est incorporée aux comptes annuels, dans le bilan.

Paradoxalement, l’inventaire – obligatoire au moins une fois par an – peut ne pas être réalisé le jour de la clôture de l’exercice. Pour des raisons pratiques, il est admis qu’il soit effectué quelques jours avant ou après la date de clôture. Dans ce cas, il faut bien sûr recenser précisément les mouvements de stocks entre les dates d’inventaire et de clôture, afin de déterminer le niveau des stocks à la date de clôture.

Gain de temps et efficacité

Avec Point De Vente, l’entreprise dispose d’un système d’inventaire permanent fiable, c’est-à- dire permettant de s’assurer de l’existence, de l’appartenance, de la qualité et du degré de rotation des stocks.

Le principe, c’est que chaque réception de marchandise effectuée fait l’objet d’une mise à jour simultanée des stocks (stock après réception = stock avant réception + nouvelles quantités reçues), tandis que chaque vente enregistrée à la caisse provoque une diminution d’autant des stocks théoriques des références concernées.

Ceci procure plusieurs avantages, essentiels dans cette gestion :

En premier lieu, on relève que ça minimise les erreurs. Pas besoin de recalcul ni de report à la main, ou de copier-coller quelque part : c’est fait automatiquement (et sans faute de calcul, faut-il le préciser ?)
En premier lieu, on relève que ça minimise les erreurs. Pas besoin de recalcul ni de report à la main, ou de copier-coller quelque part : c’est fait automatiquement (et sans faute de calcul, faut-il le préciser ?)
Evidemment ce fameux « temps réel », qui consiste à avoir ses stocks à jour en permanence, facilite grandement les prises de décision concernant les commandes de réapprovisionnement, les mises en avant, les promotions : pas besoin d’aller en réserve vérifier ou recompter, on a tout sous les yeux à l’écran.
Une information à jour en temps réel permet à tout moment de vérifier la disponibilité d’un article par rapport à la demande d’un client, une conversation avec un fournisseur, un partenaire…

Cette bonne gestion des stocks constitue un vrai levier de performance commerciale et financière :

Cela vous aide à optimiser vos niveaux de stocks, ni trop bas pour risquer les ruptures, ni trop élevés pour surstocker de la marchandise qui risquerait de se déprécier.
Améliorer la rotation des stocks, en étant plus fin dans les quantités de réassort commandées aux fournisseurs, quitte à passer plus souvent des commandes moindres permettant d’ajuster ses niveaux de stock au plus près de ses besoins.
Cela vous incite à mettre en place une classification des produits, en fonction précisément de leur vitesse moyenne de rotation des ventes.

Mais revenons à l’inventaire. Grâce à ce système, vous n’êtes plus obligés de réaliser un inventaire physique complet à la date de clôture. Quel soulagement !

Vous pouvez opter :

Soit pour un inventaire physique complet ne coïncidant pas avec la date de clôture. En effet, le 31 décembre, la motivation pour une telle tâche est minimale… Mieux vaut choisir une date dans une période avec une activité réduite et des quantités en stock faibles. A noter : l’écart entre la date de prise d’inventaire et celle de la clôture ne doit pas être trop important (deux à trois mois maximum).
Soit pour des inventaires physiques partiels portant sur une partie des stocks et dont les résultats sont rapprochés des données issues de l’inventaire permanent (inventaires tournants ou inventaires par échantillonnage statistique).

Comment s’effectuent les comptages physiques et la saisie avec POINT DE VENTE ?

Avec POINT DE VENTE, vous disposez d’un outil performant et flexible pour réaliser vos inventaires. La procédure d’inventaire se déroule en 5 phases : la création de l’inventaire > le comptage physique et la saisie > l’analyse des écarts et le contrôle par un nouveau comptage > la clôture et l’édition > les éventuelles corrections après clôture.

Il faut souligner ici un détail matériel important. Avec les terminaux de saisie portables PDA et DC8001, vous disposez d’outils qui facilitent et accélèrent considérablement les opérations.
D’un simple bip, on a la référence article, on saisit la quantité au clavier, on valide, et c’est tout, c’est enregistré !

Chez ProGmag, vous pouvez en outre louer temporairement des matériels de ce type et des PCs.

Intéressons-nous plus particulièrement au comptage physique et à la saisie. POINT DE VENTE vous offre le choix entre différentes méthodes de comptage et de saisie, non exclusives les unes des autres. Vous pouvez ainsi adapter votre inventaire à votre organisation et à votre matériel.
Bien sûr, vous pouvez rester à la première méthode et éditer des listes papier qui seront remplies manuellement en rayons. Ces listes peuvent être créées à partir de critères de sélection (famille, rayon, fournisseur, etc.) et peuvent être nommées. Une fois la liste établie, il ne reste qu’à inventorier…
Au retour des comptages, il vous suffira alors de saisir les quantités comptées et inscrites sur le bordereau papier et de valider à la fin.

Après cette saisie manuelle des quantités inventoriées, l’analyse des écarts permet d’identifier d’éventuelles différences entre le stock et la saisie. On ira ensuite spécifiquement vérifier les articles concernés et ressaisir les quantités réelles. Si des écarts subsistent, il est nécessaire d’en connaître la valeur et d’identifier ceux correspondant à la démarque inconnue.
La dernière phase consiste à clôturer l’inventaire. Cette clôture lance le traitement qui mettra la valeur du stock théorique de l’inventaire permanent à jour, par intégration des écarts. Pour synchroniser avec les autres magasins (si site central et autres magasins) il est possible de réexporter l’inventaire par le LiveSynchro.

Les inventaires : comment se préparer ?

La réussite d’un inventaire repose sur une bonne préparation. Il faut anticiper les différentes étapes, organiser le travail, prévoir le matériel et informer le personnel. Voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer efficacement à votre inventaire.

Avant l’inventaire
- Dans le cas d’un inventaire annuel, prévenez les fournisseurs et les clients des dates de fermeture, car aucun mouvement d’entrée ou de sortie ne peut avoir lieu pendant le comptage.
- Dans le cas d’une organisation en inventaires tournants, vous pouvez simplement fermer le rayon le temps du comptage, tout en laissant le magasin ouvert.
- Ca paraît évident, rangez le magasin, ce qui signifie bien remettre chaque chose à sa place et nettoyer le magasin, de telle sorte qu’on ne puisse pas être perturbé ni hésiter en fonction d’une place ambiguë, ni se tromper parce que des articles différents sont mélangés entre eux.
- Organisez le travail en constituant un zonage et son plan ; des équipes (de comptage, de saisie, de gestion de la casse, de gestion des inconnus) ; en nommant un responsable par zone ; en rédigeant une procédure ; en informant le personnel de cette procédure ; en vous assurant que la procédure a été comprise.
- Prévoyez un espace pour la gestion de la casse.
- Prévoyez une gestion des inconnus.
- Prévoyez le matériel nécessaire.
Pendant l’inventaire
- Le comptage et la saisie
  Il convient de constituer des équipes de comptage et des équipes de saisie dont le nombre est fonction de l’importance des articles à compter. Pour des inventaires tournants journaliers, vous pouvez constituer un roulement d’équipe dans le temps. Dès la fin de l’activité du magasin ou de la zone à compter, le stock est informatiquement gelé, afin qu’aucun mouvement ne soit plus effectué (fermeture du magasin ou du rayon). Vous pouvez alors procéder soit à l’édition de listings d’inventaire comportant la liste des produits classés sur lesquels vous reporterez manuellement les quantités comptées, qui seront saisies dans un deuxième temps, soit à une saisie par terminaux portables à mémoire qui seront alors vidés pour chaque gondole, ce vidage constituant la saisie différée, soit à une saisie par un ordinateur portable ou de poche Wifi (PDA = Personal Digital Assistant) qui permet la saisie en temps réel.
  Les produits devant être inventoriés sont alors comptés par une première équipe, qui appose une étiquette sur chaque broche avec la quantité comptée (Ces étiquettes doivent utiliser une colle non permanente afin de pouvoir être décollée sans problème). Une deuxième équipe effectuera alors la saisie en barrant l’étiquette une fois la saisie effectuée sans oublier d’indiquer le n° de la zone de comptage. Après chaque comptage, pour visualiser la fin de l’opération de comptage, vous marquerez la gondole (par une gommette de couleur ou un autre signe) afin d’éviter un double comptage. En cas d’articles inconnus, vous noterez l’article sur une liste, que vous afficherez sur la gondole. Cette liste sera alors traitée dans un deuxième temps. En cas de casse, vous mettrez l’article dans l’espace dédié à la casse. L’ensemble des articles cassés sera alors sorti du stock dans un deuxième temps.
- Une fois la saisie effectuée, s’il y a un écart significatif entre le comptage et l’inventaire permanent, pour le même article, dans le même emplacement, vous effectuerez un nouveau comptage par une autre équipe si possible.
La Réserve
- Les articles de fin de saison qui sont entreposés dans la réserve doivent être comptés, palettisés et filmés. Les palettes doivent être numérotées de façon visible, et une liste permettra d’associer à chaque N° un N° d’inventaire tournant qui permettra de connaître le contenu et la valeur de la palette.
  Il convient de veiller à la bonne chronologie des opérations pour éviter des erreurs de calcul lors d’un inventaire consolidé. Un inventaire de réserve ne doit contenir que des articles qui ne sont plus présents dans le magasin. Il doit être réalisé avant un inventaire complet, libre ou tournant, pour qu’il soit comptabilisé correctement dans un inventaire consolidé.

Les règles d’or d’un inventaire dans les règles de l’art et la valorisation des stocks

Dans POINT DE VENTE, un article peut être valorisé en Prix d’achat moyen pondéré (PAMP) ou au dernier prix d’achat (DPA). C’est vous qui choisissez le mode de calcul de la valorisation, qui est défini lors de la configuration.
Rappelons aussi quelques règles d’or à respecter pour faire un inventaire :

Inventaires libres : Il ne doit y avoir aucun mouvement (entrée ou sortie) sur les articles à inventorier entre le comptage des articles et la saisie des quantités.
Inventaires complets et tournants : il ne doit y avoir aucun mouvement (entrée ou sortie) sur les articles à inventorier entre le moment de la création de l’inventaire, et le comptage des articles dans cet inventaire. Par exemple, vous ne pouvez pas créer un inventaire aujourd’hui et relever les quantités dans le magasin trois jours plus tard si pendant ces 3 jours il y a des mouvements de stocks (achats / ventes / ajustements…) sur les articles à inventorier.
Pour la même raison, lorsque vous inventoriez un rayon par exemple, celui-ci doit être fermé à la vente le temps du comptage et tout mouvement de stock doit être interdit entre le moment où vous créez l’inventaire et la fin du comptage.
Pour les inventaires de type complet et tournant, tous les articles qui n’auront pas été saisis seront considérés comme n’ayant pas de stock le jour du comptage et leur stock passera donc à 0.
Pour tous les autres types d’inventaires, seuls les articles saisis sont inventoriés et voient leur stock remis à jour. Les autres conservent le stock qu’ils avaient.
Si un article est placé à différents emplacements dans le magasin, il faut toujours compter la quantité totale de cet article.
Pour les inventaires consolidés, il ne peut y avoir d’analyse des écarts des saisies car ceux-ci ne sont pas pertinents.

Combien existe-t-il de méthodes d’inventaires ? Voici le détail !

Le choix de la méthode d’inventaire est important. Selon ce choix, les procédures ne sont pas identiques. Voici les différentes méthodes d’inventaire que vous pouvez utiliser avec POINT DE VENTE :

L’inventaire complet du magasin
Cet inventaire concerne tous les articles tenus en stock dans la base de données. Le relevé des quantités doit être effectué dans une zone de comptage fermée. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois et peut s’étaler sur plusieurs jours après réouverture de la zone de comptage. Les articles présents dans l’inventaire mais pour lesquels vous n’effectuez pas de saisie sont considérés comme absents de votre magasin et leur stock sera remis à zéro.
L’inventaire tournant : comptage d’une sélection d’articles
Cet inventaire concerne seulement les articles que vous sélectionnez. Le relevé des quantités doit être effectué dans une zone de comptage fermée. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois et peut s’étaler sur plusieurs jours après réouverture de la zone de comptage. Les articles présents dans l’inventaire mais pour lesquels vous n’effectuez pas de saisie sont considérés comme absents de votre magasin et leur stock sera remis à zéro.
L’inventaire libre : seuls les articles saisis sont mis à jour
Ce mode de fonctionnement convient particulièrement au contrôle quotidien. Votre inventaire se construit au fur et à mesure de la saisie et ne comporte au final que les articles que vous avez saisis. Durant la saisie, la zone de comptage doit être fermée. Plusieurs inventaires libres peuvent être créés simultanément, un commun à tous les postes fixes et un pour chaque PDA. Seuls les articles saisis seront affectés par cet inventaire.
L’inventaire consolidé : basé sur une sélection d’inventaires déjà réalisés
Un inventaire est créé artificiellement en se basant sur des inventaires partiels (tournants ou libres) existants. Le choix des inventaires concernés se fait soit par sélection d’une série d’inventaires contigus, soit par indication d’une période. Vous choisissez la date à laquelle vous voulez créer (valoriser) votre inventaire. Cette date est libre mais doit être comprise entre les dates de début et de fin de la période choisie.
L’inventaire instantané du stock
Il s’agit de la création d’un inventaire complet représentant l’image du stock. Ce type d’inventaire ne contient aucune phase de saisie, il est construit selon l’image du stock.
L’inventaire de la réserve du magasin
L’inventaire de la réserve du magasin vous permet de contrôler les articles que vous avez en stock dans votre réserve, sans affecter les stocks des articles en vente dans votre magasin. Vous pouvez choisir entre deux types d’inventaire de réserve :
- L’inventaire de réserve complet
  L’inventaire comprendra tous les articles tenus en stock dans votre fichier articles.
  Le relevé complet des quantités doit être effectué réserve fermée. La saisie peut être effectuée en plusieurs fois et peut s’étaler sur plusieurs jours même après réouverture de la réserve. Les articles pour lesquels vous n’effectuez pas de saisie sont considérés comme absents de votre réserve et leur stock sera remis à zéro.
- L’inventaire de réserve libre
  Ce mode de fonctionnement convient particulièrement au contrôle quotidien. Votre inventaire se construit au fur et à mesure de la saisie et ne comporte au final que les articles que vous avez saisis. Seuls les articles saisis seront contenus dans cet inventaire. L’inventaire ne met pas à jour les stocks. Il sert uniquement à comptabiliser les articles et devra être cumulé par l’intermédiaire d’une session de saisie à votre futur inventaire complet.

Vous voilà prêt à réaliser vos inventaires avec Point De Vente, le logiciel de caisse et de magasin qui vous accompagne dans toutes vos opérations !

Avec POINT DE VENTE, vous disposez d’un outil qui tient en permanence à jour votre stock. Les inventaires physiques en deviennent plus souples, et se réalisent facilement avec les terminaux de saisie portables. Et ce pour réaliser des inventaires quelle que soit votre mode opératoire,

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou pour une démonstration gratuite !