Les progiciels Point de Vente sont dotés de différents outils de maintenance et d’assistance disponibles dans les menus « aide » et « configuration – outils » qui font gagner ainsi du temps à tout le monde. En effet, si un problème se présente, la personne qui nous appelle n’est pas toujours spécialiste de Windows. Lui expliquer comment envoyer par téléphone un mail alors qu’elle ne l’a jamais fait n’est pas forcément simple.
La prise de contrôle à distance
La prise de contrôle à distance nous permet, avec votre autorisation, d’avoir un accès ponctuel à votre ordinateur si celui-ci est relié au réseau Internet par ADSL. Ce module est intégré dans la mise à jour de décembre sur Point de Vente g5 et il est disponible par téléchargement pour les autres gammes (Point de Vente g3 et l’ancienne version Business Point de Vente v4). Une fois installé, une option « prise de contrôle à distance » apparaît dans le menu « Aide ».
Lors de la première utilisation, vous êtes invité(e) à « Télécharger et installer VNC serveur » via notre site FTP. Cette étape qui dure moins de trois minutes génère dans le menu une nouvelle option : « Activer la prise de contrôle à distance ». Vous sélectionnez alors le prénom d’un des techniciens et celui-ci se retrouve instantanément avec votre écran sous les yeux.
La gestion des fichiers
Dans le même menu existe une autre option : « envoi d’un fichier au support ». Cette option fait apparaître une liste de fichiers. Vous pouvez alors très facilement sélectionner les fichiers demandés par le technicien. Avec le bouton « envoyer », il les recevra par mail dans les instants qui suivent.
Nous avons aussi intégré aux différentes gammes de nos logiciels des outils très performants d’accès aux fichiers mais il est vivement recommandé de ne réserver cet accès qu’aux utilisateurs avertis.
il s’agit de l’option « outils fichiers » qui se trouve en bas du menu « configuration – outils ». Normalement, il ne doit être accessible qu’à l’administrateur, voire qu’à nos techniciens. Avec cet outil, il est possible d’ajouter, modifier ou supprimer tout enregistrement de n’importe quel fichier, et ceci nous est parfois très utile quand vous nous demandez de corriger une erreur ou un problème. Bien entendu, le paramétrage du logiciel permet de limiter l’accès à la configuration suivant les droits de chacun.*
Une autre fonction vous permet de contrôler des fichiers et, quand cela est possible, de les réparer automatiquement. Vous pouvez aussi lancer une réorganisation des fichiers qui va générer à nouveau leur index (comme si vous aviez perdu la table des matières d’un livre, la réorganisation recréant cette table). Enfin vous pouvez effectuer une sauvegarde rapide de vos fichiers avec compression et bien sûr restauration. Si cette fonction sauvegarde uniquement
les fichiers de Point de Vente, elle ne vous dispense pas d’effectuer une sauvegarde complète de vos données. Elle est surtout utile avant de lancer un utilitaire ou un traitement comme, par exemple, l’intégration de fichiers via les scripts d’importation.
Des utilitaires de maintenance
Toujours dans le menu « configuration – outils », il existe également une série d’utilitaires, notamment ceux accessibles dans la rubrique « Autres traitements ». Parmi ces utilitaires, vous pouvez effectuer des recalculs en tous genres sur les stocks, les cadenciers, les articles en commande, les encours clients, etc. On trouve aussi des fonctions parfois très utiles, telles que la modification d’un code article, d’un code fournisseur ou d’un code client. Si vous souhaitez changer tel code par tel autre, le logiciel ira non seulement changer le code, mais contrôlera aussi tous les fichiers pour vérifier si l’ancien code à été utilisé. Si c’est le cas, il le modifiera et si les deux codes indiqués existent, une fusion sera proposée. Dans ce menu, vous trouverez aussi la fonction “Purge des documents” qui permet d’archiver les documents sans les supprimer.
Dans la g5, nos techniciens ont même prévu la possibilité d’intégrer des lignes de code de programmation par l’option « Code libre ». Ces mini programmes répondent à des besoins ponctuels et simples. Cela évite le développement d’applications spécifiques qui alourdiraient inutilement le logiciel. Autres fonctions disponibles dans le menu « aide » de la g5 : un « listeur de rubriques », utile notamment pour les scripts et les éditeurs d’états et de requêtes et la recherche de mise à jour via Internet.
Vous nous félicitez souvent pour la qualité de notre assistance, mais comme vous pouvez le voir, ce n’est pas un hasard. Tant d’années à vos côtés nous ont appris le sens du mot : TERRAIN.