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Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants doivent se conformer à la loi de finances qui impose l’utilisation d’un logiciel ou d’un système de caisse certifié, sécurisé et inaltérable. Cette mesure vise à lutter contre la fraude fiscale et à garantir la traçabilité des données de vente.

Chez PROGMAG, nous avons anticipé cette obligation en faisant certifier nos logiciels Point de Vente par la norme NF525, délivrée par un organisme accrédité. Cette norme atteste du respect des exigences légales en matière d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Mais qu’est-ce que cela implique concrètement pour vous, nos clients, qui utilisez nos logiciels de gestion de caisse et de magasins ?

Tout d’abord, il a fallu vérifier que votre matériel informatique était compatible avec les mises à jour nécessaires pour se conformer à la norme.

Ainsi, les postes sous Windows XP et les serveurs sous Windows server 2003 ont dû être remplacés par des versions plus récentes (Windows 7 ou supérieur pour les postes avec 4 Go de mémoire, Windows server 2008 ou supérieur pour les serveurs avec 16 Go de mémoire). Le réseau devait également être en 1 Gbits, et les serveurs virtuels évités pour des raisons de performances.

Ensuite, il a fallu mettre en place une procédure d’archivage annuel des données, qui doivent être conservées pendant 7 ans.

Cette sauvegarde doit se faire sur un support fiable et amovible, comme un disque externe ou une cassette. Les clés USB sont déconseillées car trop fragiles. Il est important de garder ces archives en lieu sûr, car elles peuvent être réclamées par l’administration fiscale en cas de contrôle. Cette responsabilité vous incombe, même si vous cessez votre activité.

Enfin, il a fallu s’adapter aux changements dans l’utilisation du logiciel.
En effet, la norme NF525 impose que :

• Les fichiers soient inaltérables, c’est-à-dire qu’ils ne puissent pas être modifiés ou supprimés après leur création.
• Les documents de vente soient signés numériquement, c’est-à-dire qu’ils comportent une empreinte unique qui garantit leur authenticité et leur intégrité.
• Toutes les opérations soient tracées sur une piste d’audit, c’est-à-dire qu’elles soient enregistrées avec leur date, leur heure et leur auteur. Cela concerne notamment les annulations de lignes ou de documents, les modifications de mode de règlement, les tickets abandonnés, les modifications de date système, etc.

Ces mesures visent à assurer la fiabilité, la sécurité et la traçabilité de vos données de vente, ce qui est essentiel pour votre activité et pour votre relation avec l’administration fiscale.

Années après années, nous avons toujours été soucieux de la qualité apportée à nos produits et à nos clients. Dans cette ligne de conduite, il nous apparaissait important de continuer et donc faire certifier nos produits afin de garantir un haut niveau d’exigence.

Certifié NF 525, PDV permet plus que jamais de gérer l’encaissement, les stocks, les achats, l’étiquetage, l’animation, les cartes de fidélité, et un certain nombre de spécificités métier (SAV, Atelier, dépôt- vente, occasion, …). Il peut être installé sur tout ordinateur ou TPV sous Windows professionnel (7, 8, 8.1, 10, Serveur 2008, 2012, 2016 et supérieur)

Contraintes d’utilisation au quotidien :

• Les tickets, les factures et les avoirs ont désormais une numérotation chronologique séparée et individuelle ainsi qu’une signature numérique cryptée et unique.
• On ne peut plus supprimer (disparition du document) une commande client, par contre celle-ci peut continuer à être soldée comme c’était le cas auparavant, c’est à dire conservée pour la traçabilité sans apparaître dans les commandes clients en cours. Comme hier, les stocks réservés sont de ce fait réajustés.
• Il n’est plus possible de modifier la date dans Point de vente et le changement de la date système de l’ordinateur doit être tracé et apparaître comme une anomalie dans la piste d’audit. Les documents doivent donc être saisis au jour le jour, à la date du jour de la saisie et suivre impérativement un ordre chronologique. Ceux qui, par commodité, antidataient parfois certaines opérations ne peuvent plus le faire.
• L’abandon en cours de saisie d’un ticket ou d’une facture est tracé et génère un document d’abandon. Les articles saisis dans le document voient leur quantité mise à zéro pour traçabilité.
• L’annulation d’un document s’effectue forcément par la création d’un document d’annulation (négatif du premier) et en aucun cas n’est accessible en saisie (comme c’était déjà le cas auparavant pour les tickets).
• La suppression d’une ligne (disparition de la ligne) dans les tickets ou factures n’est plus possible. Seule reste disponible une ligne d’annulation qui s’affiche comme la négative de la ligne à annuler (comme c’est déjà le cas actuellement).
• La correction de règlements n’est possible que par des + et des – et tracée chronologiquement sur la piste d’audit.
• Il n’est plus possible de saisir un retour article (ligne négative) au milieu d’un ticket. Un ticket/facture commencé avec des quantités positives ne peut avoir que des quantités positives (à part les lignes d’annulation) et prendra un numéro de ticket ou de facture avec sa signature numérique.
  De la même manière, un ticket/facture qui commence avec un retour produit et donc par une quantité négative ne peut comporter que des retours produits et fe l’objet d’une numérotation à part (avoirs) avec sa signature.
• Une facture payée comptant est automatiquement validée, c’est à dire qu’elle n’est pas modifiable (comme c’était déjà le cas), mais surtout reçoit son numéro de facture et sa signature numérique.
  De même un ticket transformé en facture fait l’objet d’une numérotation différente du ticket et indique facture n° XXXXX correspondant au ticket n° YYYYY.
• Une facture mise en compte peut être modifiée tant qu’elle n’est pas validée. Par contre, dans l’attente de cette validation, elle doit indiquer un n° de facture temporaire XXXXX ainsi que la mention “Non valable pour encaissement”.
• La purge des données n’est plus possible sur l’exercice en cours ni sur les 6 années antérieures.
• Les impressions des tickets/factures/avoirs doivent comporter de nouvelles mentions obligatoires telles que : numéro de client, n° d’impression (nombre d’édition de duplicata), extrait de la signature numérique.
• L’import dans Point de vente G3 ou G5 d’un historique des ventes d’un ancien système ne constitue pas une sauvegarde ou un archivage des données. Les informations de l’ancien système doivent être impérativement conservées pendant la durée légale.
• L’accès au système de fichiers (HFSQL) est protégé par mot de passe et les fichiers des documents sont inaccessibles y compris par des ressources externes (ODBC, OLEDB, etc…).
• Il est nécessaire et obligatoire d’effectuer des clôtures périodiques (journalière, mensuelle et annuelle) qui générent des enregistrements chronologiques avec une totalisation destinée à l’administration fiscale appelée “Grand totaux”.
  
• Chaque ticket / facture / avoir et clôture de caisse se signe numériquement avec une clé privée.

A partir du logiciel, l’administration fiscale doit pouvoir effectuer un contrôle :

• des signatures
• de la chronologie des documents
• de la piste d’audit, sachant que toute anomalie détectée (au sens de la certification) fera l’objet d’un enregistrement sur cette piste d’audit.

Depuis que nos client ont effectué la mise à jour de leur logiciel Progmag certifié NF525, ils reçoivent de notre part un certificat qui atteste de leur conformité à la loi.
Ce document est très important, car il leur sera demandé en cas de contrôle fiscal. S’il ne peut pas le présenter, le commerçant s’expose à une amende de 7500 €, qui peut être renouvelée sans régularisation de sa situation dans un délai de 60 jours !

Le coût de la mise à jour est inclus dans le contrat d’assistance, c’est un confort que nous vous apportons. Les frais de certification sont de 249 € par magasin, ce qui couvre les envois de courriers recommandés, la réalisation de la mise à jour par nos soins (pour pouvoir attester que la mise à jour a bien été faite) et l’envoi de votre certificat.
Attention, les frais de certification ne comprennent pas le temps passé au remplacement de matériels ou de systèmes obsolètes.

En tant qu’éditeur de logiciels certifiés NF525, PROGMAG a l’obligation d’informer l’organisme certificateur (INFOCERT) des clients qui auraient refusé de faire la mise à jour. Ne pas le faire pourrait entraîner la perte de notre certification, tandis que cette transmission d’information augmente le risque de sanctions en cas de contrôle fiscal.

Nous espérons que cet article vous a éclairé sur l’importance de la norme NF525 et sur les avantages qu’elle offre pour votre activité. En choisissant un logiciel PROGMAG certifié et audité chaque année, vous bénéficiez d’un haut niveau d’exigence en matière de fiabilité, de sécurité et de traçabilité des données.

Dans un monde où la défiance devient la règle, vous pouvez en faire un argument fort pour renforcer la confiance de vos clients, qui sauront que vous respectez les obligations légales et que vous utilisez un outil performant et adapté à leurs besoins et aux vôtres.

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous contacter ou à laisser un commentaire ci-dessous. Nous serons ravis d’échanger avec vous sur ce sujet. Merci d’avoir lu jusqu’ici ce sujet un tantinet rébarbatif !

Si vous utilisez POINT DE VENTE dans sa version 4.4, vous disposez déjà de la certification. Si besoin, contactez dès maintenant le service support au 04 75 780 780 (choix 1) pour recevoir votre attestation !