My heading is awesome

Il y a quelques mois encore, ce patron de réseau de 15 magasins de bazar et de solderie devait attendre la fin du mois pour recevoir les rapports de chaque magasin et les consolider. Il n’avait pas une vision globale et à jour de son activité. Envoyer des consignes ou des informations rapidement à ses équipes, ça voulait dire faire passer une circulaire ou les appeler les uns après les autres.

Il n’avait pas non plus la possibilité de gérer les transferts de marchandises entre les magasins ou avec les fournisseurs, un transfert de stock d’un magasin à un autre, typiquement, c’était une opération de déstockage d’un côté et une réception de l’autre. Il devait aussi aller vérifier sur place dans chaque magasin les stocks, les ventes, les promotions, les fichiers clients, etc. Bref, il courait partout dans des journées à rallonge, tout en étant frustré de sentir jamais assez efficace ni réactif.

Une anecdote fâcheuse illustre parfaitement les conséquences de cette gestion au jour le jour à l’aveugle. Il nous la confesse en toute transparence : « Je me souviens d’une fois où j’ai fait une grosse erreur à cause du manque d’informations. C’était au moment des soldes d’été. On avait récupéré un magnifique lot de jouets, et deux semaines après, j’avais remarqué que certains magasins qui normalement vendent bien étaient encore très chargés, alors que d’autres avaient presque tout vendu. J’ai donc décidé de transférer une partie des jouets de ces magasins surstockés vers les magasins sous-stockés, en anticipant que cela allait équilibrer les ventes. Mais je me suis trompé. En fait, les magasins surstockés étaient situés dans des zones où il y avait beaucoup de familles avec des enfants, et où la demande de jouets était plus forte. Il suffisait d’attendre encore une semaine le début des vacances scolaires. Les magasins sous-stockés étaient situés dans des zones où il y avait moins de familles avec des enfants, et où la demande de jouets était plus faible. Résultat : j’ai perdu des ventes potentielles dans les magasins surstockés et j’ai augmenté les invendus dans les magasins réapprovisionnés. Et bien sûr j’ai aussi engendré des coûts logistiques inutiles avec ces transferts. Si j’avais eu accès aux données de ventes et de stocks en temps réel, et les comparer aux historiques, j’aurais pu éviter cette erreur. »

« Mon rêve, c’était de pouvoir gérer mes magasins à distance, sans attendre la fin du mois ni devoir aller tout vérifier sur place dans chaque magasin. De pouvoir suivre l’évolution des ventes, des stocks, des marges, des indicateurs de performance, » (les fameux KPI !) « etc. de chaque magasin ou de l’ensemble du réseau. De pouvoir comparer les performances des magasins entre eux ou par rapport aux objectifs fixés. »

Emporté par son élan, ce commerçant dirigeant lâche un cri du cœur : « Moi j’ai commencé avec une seule boutique, j’étais sur place et je pouvais tout contrôler, mais en grossissant, à partir de 4-5 magasins, ce n’est plus du tout possible. Ce n’est pas qu’une question de confiance dans les responsables de boutiques, c’est que pour pouvoir prendre des décisions stratégiques, il faut se baser sur des données fiables, à jour, à la fois détaillées et consolidées. Et pouvoir intégrer ces décisions dans le système, pour qu’elle se traduisent tout de suite par des consignes, des informations ou des promotions qui se transmettent directement à mes magasins depuis mon siège. De pouvoir gérer les transferts de marchandises entre les magasins ou avec les fournisseurs. De pouvoir centraliser la gestion des fichiers clients et des programmes de fidélité.”

Depuis qu’il a activé le module Live Synchro, on peut dire que son quotidien a profondément changé en mieux. Maintenant que les données de ses magasins se synchronisent en temps réel avec son siège et entre les magasins, il peut :

• Accéder à toutes les données de ses magasins en temps réel depuis son PC, sa tablette ou son smartphone. Il n’a plus besoin d’attendre une fin de période ni de se déplacer dans chaque magasin. Il dispose d’une vision globale et instantanée de son activité.
• Suivre l’évolution des ventes, des stocks, des marges, des points de cartes de fidélité, des indicateurs clés de performance (KPI), etc. de chaque magasin ou de l’ensemble du réseau. Il peut comparer les performances des magasins entre eux ou par rapport aux objectifs fixés. Il peut prendre des décisions stratégiques basées sur des données fiables et à jour.
• Envoyer des consignes, des directives, des informations ou des promotions à ses magasins depuis son siège. Il peut communiquer facilement et rapidement avec ses équipes. Il peut renforcer la cohérence et la synergie de son réseau.
• Gérer les transferts de marchandises entre les magasins ou avec les fournisseurs. Il peut optimiser la gestion des stocks et éviter les ruptures ou les surstocks. Il peut réduire les coûts logistiques et augmenter la satisfaction client.
• Centraliser la gestion des fichiers clients et des programmes de fidélité. Il peut fidéliser sa clientèle et lui proposer des offres personnalisées. Il peut accroître son chiffre d’affaires et sa rentabilité.

Techniquement, le principe du module Live Synchro est très simple, alliant temps réel et sécurité.

Chaque point de vente possède sa base en propre et, localement, Live Synchro synchronise en temps réel cette base avec celle du site central et des autres sites. Un ticket de caisse émis sur un site à 10h21 est consultable sur le site central à 10h22, soit une minute après son édition. Il en est de même pour un encours client, une carte de fidélité, le stock et toutes les informations dont une centrale doit disposer pour piloter et contrôler.

Ce système évite aussi d’être tributaire de coupures Internet. Si une coupure Internet se produit, chaque site continue son activité comme si de rien n’était, sans même s’en rendre compte ! Dès que la connexion Internet sera rétablie, les bases se synchroniseront à nouveau d’elles-mêmes.

Si, comme son nom l’indique, le module Live Synchro n’est à la base qu’un outil de synchronisation des données, on voit combien son implémentation fait gagner en efficacité, en réactivité et en simplicité. Il constitue en quelque sorte le liant qui permet d’optimiser la gestion de ses magasins et développer son activité.

Maintenant, pour ce patron, les visites magasins se concentrent sur l’amélioration de l’expérience client et le management humain, car les décisions stratégiques ont déjà été prises avec le recul et les bonnes informations.

Pour cette enseigne, ProGmag, c’est plus qu’un logiciel, c’est un partenaire de confiance qui les accompagne dans le développement de leur activité.

Avec ProGmag, gérez vous aussi vos réseaux d’enseignes en toute simplicité !