La gestion d’un magasin, a fortiori de plusieurs, passe par l’utilisation d’un nombre non négligeable d’équipements. Et le moins qu’on puisse dire, c’est qu’entre les caisses enregistreuses, les écrans, les douchettes, etc., il existe une litanie de fabriquants et quantité de fournisseurs aux offres les plus variées.
Quel matériel choisir, comment le financer et comment s’assurer qu’il fonctionnera parfaitement avec le logiciel Point de vente de PROGMAG ? Et tant qu’à faire, la solution PROGMAG, au-delà du logiciel, du service et de la formation, peut-elle inclure aussi le matériel ? Et si je change de matériel, que faire de l’ancien qui marche toujours ?
Toutes ces questions sont parfaitement légitimes. Elles ont un impact significatif sur votre budget, sur votre rentabilité et sur votre trésorerie, parfois plus encore quand les éventuels financements bancaires s’avèrent déjà tendus.
Voyons quelles alternatives s’offrent à vous.
D’abord, le plus économique et écologique, c’est de faire durer l’existant. Est-il possible de réutiliser mon matériel ? On ne peut pas répondre à cette question de façon tranchée, ça dépend. Il est évident que certains matériels ne respectent plus certaines normes ou certains protocoles. Or, pour que la solution PROGMAG tourne bien chez tout le monde, elle impose certaines règles standardisées, qui seules permettent de maintenir aussi vite et à des prix raisonnables un ensemble applicatif aussi riche.
Le passage à la solution PROGMAG représente aussi souvent un élargissement des fonctionnalités du système par rapport à la situation d’avant, et c’est justement l’une des motivations du changement. Profiter de l’écran côté client pour afficher des éléments promotionnels par exemple (et dorénavant le ticket dématérialisé, voir l’article de blog sur ce sujet), c’est un vrai levier d’augmentation des ventes… à condition d’avoir un tel écran couplé à la caisse enregistreuse. Dans la pratique, le renouvellement de matériel au moins partiel s’avère souvent nécessaire.
Vous restez toujours libre de vous équiper des matériels de votre choix, par vos soins, dans la limite des spécifications fournies par PROGMAG. Vous pouvez aussi choisir la mise à disposition de matériel par PROGMAG, pour un maximum de fiabilité et de pérennité. Mais on verra plus loin que PROGMAG se préoccupe aussi de la charge que ça représente et vous apporte des réponses élégantes sur le plan du matériel.
Du point de vue du catalogue des équipements, celui-ci s’appuie sur une standardisation systématique des matériels, car cela procure un ensemble de gains très significatif :
• D’abord l‘évidence, avoir un ensemble de matériels homogènes, dont la compatibilité totale et approfondie avec nos progiciels a été testée, dans des configurations éprouvées par nos équipes et nos clients, c’est la meilleure façon d’éviter de mauvaises surprises (qui surviennent toujours au pire moment).
• Ensuite cela permet d’obtenir de meilleures conditions auprès des fournisseurs de matériel, en concentrant les achats sur quelques modèles des mêmes fabricants, ce qui permet d’en faire bénéficier nos clients en répercutant ces économies à la baisse sur les prix.
• Cela assure une parfaite maîtrise des équipements standards par notre équipe support, gage d’une maintenance impeccable.
• Enfin, en tenant à disposition immédiate un stock de matériels sans ressembler à un salon informatique, PROGMAG peut intervenir avec un maximum de réactivité en cas de panne (remplacement rapide par le même appareil ou similaire), là où tant d’autres vous demandent de rappeler la semaine prochaine (et débrouillez vous avec une carnet et un crayon en attendant).
Si la bascule nécessite de nouveaux matériels alors que ceux actuellement utilisés ont été très récemment renouvelés et sont encore loin d’être amortis, PROGMAG peut proposer des options pour valoriser ce matériel.
Une mise à disposition basée sur une facturation mensuelle
La solution de mise à disposition de PROGMAG repose sur une facture chaque mois. Comment la mensualité est-elle calculée ? Elle varie en fonction du matériel mis à disposition et représente bien plus qu’une mensualité de crédit, puisqu’elle inclut en outre l’ensemble des services associés à la mise à disposition : l’administration du matériel, la disponibilité des pièces et et un échange facilité, le suivi et le renouvellement de votre parc.
Un tel confort prend toute sa saveur dans le temps, en particulier quand le nombre de points de vente augmente et que la gestion du parc machine représente en soi une tâche non négligeable pour des risques de dérapage budgétaire sérieux.
Outre ce confort d’une facture et d’un interlocuteur uniques, les avantages de la mise à disposition s’apprécient quand tout va bien comme quand il y a un problème, forcément urgent :
• En toutes circonstances, vous utilisez un matériel récent, qui accroît la disponibilité (au sens d’un minimum d’arrêts pour panne ou maintenance) et les performances dans un budget optimisé.
• Sans surprise ni supplément imprévu, le forfait mensuel procure une parfaite maîtrise de votre budget informatique, il n’y a pas de coût, pas de risque caché.
• Comme vous êtes équipés conformément aux prérequis de PROGMAG, tout renouvellement vous permet de rester conforme à nos préconisations.
• Et tout se règle avec un seul interlocuteur, vous vous affranchissez donc davantage des problématiques techniques et évitez absolument d’être la balle de ping pong entre le vendeur du logiciel et le vendeur du matériel qui s’accusent mutuellement de la responsabilité du problème : tout vient de PROGMAG, PROGMAG s’occupe de tout.
• Supposons maintenant qu’une panne se produise. Oui, de temps en temps, ça arrive (et en général un samedi de folie quand il n’y a pas assez de personnel) ! Là, vous apprécierez l’efficacité en cas d’incident : PROGMAG vous envoie une nouvelle pièce, très vite, et vous n’avez qu’à retourner simplement la pièce défectueuse. Et vous bénéficiez des mêmes équipements que la majorité des clients PROGMAG : les configurations sont éprouvées et les équipes formées pour l’installation et les réparations, à distance ou sur place.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
Nous savons ce que c’est, il faut à tout prix maintenir la fluidité des encaissements et au maximum tout le reste derrière !
Nos équipes font un bref diagnostic à distance et tentent une éventuelle réparation / réactivation (c’est parfois un simple driver à réinstaller ou une connexion wifi à réactiver sur un matériel physiquement intact) ; à défaut de résolution, nous vous envoyons directement un matériel de remplacement. Sans frais !
Dès réception de ce matériel de remplacement, vous contactez nos équipes qui vous assistent pour le remplacement à l’identique du matériel, puis vous retournez à PROGMAG le matériel défectueux en profitant de l’emballage utilisé pour vous fournir la nouvelle pièce.
Répétons le, en cas de panne, vous ne payez rien : ni transport, ni matériel. C’est rapide et efficace.
La seule exception c’est, après diagnostic par le constructeur du matériel retourné, s’il s’avère qu’il s’agit de casse et non d’une panne. Dans ce cas vous êtes responsable et le matériel pourrait être facturé.
Propriété et dotation aux amortissements vs location pure
Dans cette formule, le matériel ne vous appartient pas, il est mis à votre disposition pendant la durée du contrat et reste propriété de PROGMAG.
Sur le plan comptable et fiscal, votre expert-comptable vous expliquera que ça revient à peu près au même, sauf pour l’évaluation des immobilisations (et ça peut être retraité en extra-comptable). Le montant du loyer passé en charges équivaut à la dotation aux amortissements + les intérêts d’un crédit, voire pèse moins par rapport à des matériels acquis en direct dans de moins bonnes conditions.
Une formule qui facilite le renouvellement et reste souple en cas d’interruption anticipée
Le matériel mis à disposition est soit neuf, soit récent et reconditionné. Dans tous les cas, les pièces directement liées aux performances du système, en particulier l’unité centrale, n’a pas plus de 48 mois.
Au bout des 3 ou 4 ans de la période contractuelle, de deux choses l’une :
• Vous renouvelez le contrat pour un nouveau cycle de 3 ans ou 4 ans et PROGMAG remplace le matériel à l’exception des pièces non soumises à obsolescence.
• Vous choisissez de ne pas renouveler le contrat, PROGMAG récupère alors les équipements mis à disposition. Ces matériels seront valorisés, dans une démarche d’éco-responsabilité et de saine gestion financière : reconditionnement & réutilisation, sinon prêt, et sinon filière de recyclage.
Si un arrêt d’activité ou tout évènement imprévu vous oblige à arrêter brutalement le contrat en cours, au bout de 2 ans par exemple, PROGMAG facture une indemnité compensatrice pour rupture anticipée de contrat et récupère le matériel comme pour une fin ordinaire de contrat.
Et si, au contraire, vous avez besoin d’une caisse supplémentaire en cours de contrat ? Eh bien c’est une excellente nouvelle pour vous, cela veut dire que vous vous développez ! Nous sommes évidemment toujours à vos côtés : votre contrat et la mensualité évolueront en intégrant les nouveaux équipements ajoutés, en toute souplesse.
Chaque matériel mis à disposition a d’ailleurs sa propre date de début de contrat. Seule la fin de contrat sera la même pour tous vos équipements.